Olemme julkaisseet KASE Parks -hankkeessa tarjouspyynnön: Asiantuntijapalveluhankinta teollisuuspuistojen sijoittajamateriaalien laatimiseen

Tarjouspyynnön tarkemmat tiedot löytyvät täältä: https://kaustisenseutu.fi/tiedotteet/tarjouspyynto-teollisuuspuistojen-sijoittajamateriaalien-laatimiseen/

Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset julkaistaan tähän artikkeliin. 

Kysymykset ja vastaukset

Kysymys 1: Verrataanko hintapisteytyksessä osien 1–3 ja 5 hintaa vai kokonaishintaa yhdellä 3D-alueella?

Vastaus 1: Hintavertailu koskee koko tarjousta kaikkine osineen 1-5. Lähtökohtaisesti tarjouksen oletetaan sisältävän yhden 3D-visualisoinnin osassa 4. Osan 4 erikseen pyydetty 3D-visualisoinnin hinta liittyy optioon mahdollisesta lisätilauksesta.

Kysymys 2: Onko tilaajalla valmis brändi-ilme, jonka mukaan viestintämateriaalit tuotetaan?

Vastaus 2: Kaustisen seutukunnalla on graafinen ohjeistus, jota voi noudattaa.

Kysymys 3: Onko jo ennen tarjouksen jättöä mahdollista tutustua kahdeksan eri teollisuuspuistoalueen olemassa oleviin taustamateriaaleihin, jotta voisimme ymmärtää työn laajuuden paremmin?

Vastaus 3: Taustamateriaalien työstö toisessa toimeksiannossa on vielä kesken, mutta valmistuu lokakuun loppuun mennessä. Taustamateriaali sisältää esim: aluekortit, joissa on desktop-tason taustaselvitykset alueista; pisteytystaulukko alueiden vertailuksi; kirjallisuuskatsaus vastaavista alueista; taselaskentaa alueen materiaalivirroista sekä pelkistettyjä malleja toimintojen sijoittumisesta. 

Kysymys 4: Sisältyykö skenaarioiden suunnittelu ja eri toimintojen mitoituksen selvittäminen toimeksiantoon? Onko mitoitukseen saatavilla osviittaa esim. KASE Parks -hankkeen aiempien vaiheiden materiaalista?

Vastaus 4: Nämä tulevat tehdyksi kohdassa 2 mainitussa toimeksiannossa.

Kysymys 5: Mihin sijoittumisskenaarioiden päättämisen on tarkoitus perustua? Sisältyykö skenaarioiden päättämiseen eri toimintojen sijoittumiskriteereiden ja synergiaetujen analysointia? Millä menetelmällä näitä toivotaan analysoitavan?

Vastaus 5: Analysointi tehdään toimeksiantajan omana työnä aiemman toimeksiannon tukemana. 

Kysymys 6: Tilaaja toivoo tiettyjä päivitysmahdollisuuksia esimerkiksi tonttien osalta, koskeeko se erityisesti 3D-mallinnuksen päivittämistä vai sopiiko siihen myös muu formaatti/ dokumentti?

Vastaus 6: Päivitysmahdollisuus liittyy nimenomaan tonttien varaustilanteeseen, eli ei ole monimutkainen asia. Mallinnuksien päivittämisen osalta olisi hyvä, jos tiedostot toimitetaan myös raakaversioina, joita voidaan myöhemmin hyödyntää muissa toimeksiannoissa tai toimeksiantajan omassa työssä.

Kysymys 7: Onko lisätietoa, miten yritysreferenssit pisteytetään? Miltä vuosilta referenssit saavat olla?

Vastaus 7: Referenssien pisteytys suhteutuu saapuneisiin tarjouksiin. Referensseissä arvioidaan ensisijaisesti osuvuutta tulevaan toimeksiantoon, mutta myös referenssin tuoreus voi vaikuttaa. 

Kysymys 8: Miten tekijätiimin osaaminen/ kokemus pisteytetään? Onko joku tietty koulutustausta, jota haetaan ja jolla saa parhaat pisteet?

Vastaus 8: Tiimin osaamisessa on tyypillisesti arvostettu monipuolisuutta ja kokemusta. Emme hae tiettyä koulutustaustaa. 

Kysymys 9: Onko nähty tarvetta julkaista jossain vaiheessa erilaisia toteutusvaihtoehtoja karttapalvelussa?

Vastaus 9: Karttapalveluissa julkaiseminen on mahdollista, mutta ei kuulu tähän toimeksiantoon. 

Kysymys 10: Tarjouspyynnössä pyydetään sisällyttämään tarjoukseen 3 erilaista sijoittumisskenaariota, jotka päätetään toimeksiantajan kanssa. Tulevatko skenaariot käytännössä suoraan toimeksiantajalta vai odotetaanko konsultin työryhmältä maankäytön suunnitteluun osallistumista skenaarioiden osalta?

Vastaus 10: Skenaariot tulevat suoraan toimeksiantajalta. 

Kysymys 11: Sopimusehdot. Tarjouspyynnössä ei ole mainittu, mitä sopimusehtoja hankintaan on tarkoitus soveltaa. Voitteko vahvistaa, sovelletaanko sopimuksessa Konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja (KSE 2013), tai jos ei, mitä sopimusehtoja on tarkoitus käyttää?

Vastaus 11: Olemme tyypillisesti käyttäneet JYSE tai KSE -sopimusehtoja.

Kysymys 12: Rinnakkaisen hankkeen materiaalit lähtötietona. Kaustisen seutukunta on parhaillaan teettämässä asiantuntijapalvelua teollisten alueiden alustavasta konseptoinnista ja ekosysteemialueiden mallinnuksesta. Voisitteko tarkentaa, minkälaisia materiaaleja tästä työstä syntyy (esim. aluekortit, energiainfrastruktuurin kuvaukset, teollisen ekosysteemin mallinnus), ja voidaanko näitä hyödyntää lähtötietoina tämän tarjouspyynnön mukaisten sijoittajamateriaalien valmistelussa? Kuinka visuaalisia nämä materiaalit tulevat olemaan, ja mihin mennessä ne olisivat käytettävissä?

Vastaus 12: Tähän on vastattu kysymykset ja vastaukset -osion kohdassa 3. 

Kysymys 13: Sijoittajakontaktoinnin laajuus ja työnjako. "Tarjouspyynnössä edellytetään kuvaamaan 'realistinen toimintamalli potentiaalisten sijoittujien tunnistamiseksi, kontaktoimiseksi ja sijoittajakeskustelujen käynnistämiseksi', tavoitteena vähintään 20 sijoittajakeskustelun käynnistäminen, sekä kuvaamaan konsultin ja tilaajan välinen työnjako. Voisitteko tarkentaa:
- Kuuluuko toimeksiantoon myös itse sijoittajien kontaktointi ja keskustelujen käyminen, vai rajautuuko konsultin rooli toimintamallin ja materiaalien laatimiseen?
- Mihin vaiheeseen asti sijoittajakeskustelujen oletetaan sisältyvän tarjottuun palkkioon?
- Onko tilaajalla arviota siitä, kuinka monta alustavaa kontaktia tai keskustelua tarvitaan, jotta päästään 20 varsinaiseen sijoittajakeskusteluun?
- Kuinka monta sijoittajaa/sijoittumista näiden keskustelujen tuloksena viime kädessä tavoitellaan?

Vastaus 13: Tarjoaja kuvaa oman ehdotuksensa toimintamalliksi. Ehdotuksia vertaillaan ja pisteytetään. Ne voivat olla erilaisia, tarjoajien kyvykkyyksien mukaan. Tavoite on nimenomaan keskustelun käynnistyminen. Tarjoaja arvioi, kuinka monta kontaktia tarvitaan, jotta voidaan katsoa sijoittajakeskustelun käynnistyneen. 

Kysymys 14: Termien "sijoittaja" ja "sijoittuja" tarkennus. Tarjouspyynnössä käytetään sekä termiä 'sijoittaja' että 'sijoittuja'. Voisitteko tarkentaa, tarkoitetaanko näillä eri asioita (esim. tontin/kiinteistön omistajaa (sijoittaja) vs. alueelle toimintaansa sijoittavaa yritystä), ja missä merkityksessä kumpaakin termiä käytetään tarjouspyynnössä?

Vastaus 14: Molemmilla termeillä tarkoitetaan alueelle toimintaansa sijoittavaa yritystä.

Kysymys 15: Materiaalien myöhempi päivitettävyys. Tarjouspyynnössä mainitaan, että tilaaja haluaa voida itse päivittää materiaaleja myöhemmin. Jotta voimme valita tarkoitukseen soveltuvan työkalun tai ohjelmiston esitteiden toteuttamiseen, voisitteko kertoa, millaisia ohjelmistoja tai teknisiä valmiuksia tilaajalla on materiaalien itsenäiseen päivittämiseen (esim. Adobe-tuoteperhe, PowerPoint/Office, Canva tai muu)?"

Vastaus 15: Tähän vastattu osittain kysymykset ja vastaukset -osion kohdassa 6. Tarkennettakoon vielä, että tilaajalla on käytössään vähintään Office-ohjelmat sekä Canva.

Kysymys 16: Videotuotanto: Tarjouspyynnössä pyydetään videomateriaalia osana toimitusta, mutta sen laadulle tai tuotantotavalle ei ole määritelty tarkempia vaatimuksia. Videotuotannon hinta- ja laatuhaitari on erittäin laaja: toisessa ääripäässä on kevyt, tekoälyavusteinen tai puhelimella kuvattu toteutus, toisessa ammattimainen tuotanto käsikirjoituksesta kuvaukseen ja jälkituotantoon asti. Jotta tarjous voidaan mitoittaa tilaajan odotuksia vastaavaksi, pyydämme tilaajaa tarkentamaan videolta odotettavan laatutason ja tuotantotavan, sekä antamaan arvion siitä, kuinka suuri osuus kokonaispalkkiosta (esim. prosenttiosuutena) on tarkoituksenmukaista varata tämän videomateriaalin tuottamiseen.

Vastaus 16: Video tulee perustumaan pääosin muuhun tässä hankinnassa tuotettuun materiaaliin. Tuotanto voi olla kevyt ja sisältää lyhyitä haastattelupätkiä. Tilaaja osallistuu videon käsikirjoitukseen merkittävästi, joten voidaan arvioida, että videon osuus koko tarjouksesta ei nouse ainakaan yli 10 prosentin. 

Kysymys 17: Esitteen käyttötarkoitus, jakelukanavat ja formaatti. Voisitteko tarkentaa, missä kaikkialla ja miten valmisteltavia esitteitä/materiaaleja on tarkoitus käyttää ja jakaa (esim. painettuna, sähköisenä PDF:nä, messuilla, suorissa sijoittajayhteydenotoissa)? Lisäksi kysymme, voiko 'esite' tarkoittaa myös muuta formaattia kuin perinteistä dokumenttia — esimerkiksi verkkosivua tai muuta digitaalista esitystapaa — vai edellytetäänkö nimenomaan tulostettavaa/dokumenttimuotoista materiaalia?

Vastaus 17: Esitettä käytetään pääasiassa sähköisessä muodossa tilaajan sekä kuntien kanavissa ja tilaisuuksissa. Tarjoaja voi esittää esitteeksi myös muuta digitaalista esitystapaa. 

Kysymys 18: Henkilöityminen vs. seutukuntabrändi: Tarjouspyynnössä ei käy ilmi, halutaanko viestintä- ja markkinointimateriaalit henkilöidä jonkin seutukunnan edustajan ympärille (jolloin samalla vahvistettaisiin myös kyseisen henkilön omaa tunnettuutta), vai rakennetaanko viestintä geneerisemmin seutukunnan tai hankkeen oman brändin varaan? Tarkennus auttaisi valitsemaan sisällöllisen ja visuaalisen lähestymistavan oikein.

Vastaus 18: Viestintä rakennetaan seutukunnan oman brändin varaan. Lisäksi on huomioitava, että seutukunta koostuu viidestä kunnasta, joten viestintä joutuu olla jonkin verran neutraalia ja eri kunnille sopivaa. 

Kysymys 19: Esikuvat: Onko tilaajalla tiedossa vastaavia, aiemmin toteutettuja materiaaleja tai kampanjoita (esim. muiden seutukuntien tai alueiden sijoittaja- tai viestintämateriaaleja), joita voitaisiin käyttää esikuvana tämän toimeksiannon tyylille ja tasolle?

Vastaus 19: NIHAKilla on ollut hyvää materiaalia erilaisissa seminaareissa ja webinaareissa.