Hyppää sisältöön

Halsua Kaustinen Lestijärvi Toholampi Veteli

Tarjouspyyntö: Asiantuntijapalvelun hankinta alueellisen digistrategian luomiseen

Seututoiminta

Tarjouspyyntö: Asiantuntijapalvelun hankinta alueellisen digistrategian luomiseen

Lestijärven kunta / Kaustisen seutukunta                                                                                                                                    TARJOUSPYYNTÖ

Lestintie 39

69440 LESTIJÄRVI

                                                                             

KASE Smart Countryside: kuntien toimintamallien ja palveluprosessien tehostaminen digitalisaation avulla: Asiantuntijapalvelun hankinta alueellisen digistrategian luomiseen

 

1. Hankinnan tausta

 

KASE Smart Countryside: kuntien toimintamallien ja palveluprosessien tehostaminen digitalisaation avulla -hankkeen toteuttajana toimii Lestijärven kunta, Kaustisen seutukunta. Kaustisen seutukuntaan kuuluvat Halsuan, Kaustisen, Lestijärven, Toholammin ja Vetelin kunnat.

Hankkeen rahoituksen on myöntänyt Valtionvarainministeriö 26.2.2020. Hanke on osa kuntien digitalisaation kannustinjärjestelmän kuntien yhteishankkeita. Hankkeen toteutusaika on 26.2.2020-31.11.2021.

Hankkeella luodaan Kaustisen seutukunnan kunnille kuntien yhteinen digistrategia, rakennetaan yhtenäinen sähköinen asiointialusta sekä kehitetään ja otetaan käyttöön yhtenäisiä toimintamalleja ja palveluprosesseja digitalisaatiota hyödyntäen. Näillä toimenpiteillä pyritään luomaan kunnille kustannussäästöjä ja kehittämään alueen asukkaille tarjottavia, kuntarajat ylittäviä palveluita, jolloin alueen elinvoimaisuus ja houkuttelevuus paranevat.

Hanke toteutetaan pienten maaseutukuntien alueellisena yhteistyönä ja sen toteuttaa kuntien yhteinen kehittämisorganisaatio Kaustisen seutukunta. Kehittämistoimenpiteet toteutetaan yhdessä kuntien kanssa hakien yhteisiä toimintatapoja, työkaluja ja prosesseja. Kehittämistyö ja siinä käytettävä toimintamalli itsessään lisää alueellisesti ja osittain myös maakunnallisesti kuntien yhteistyötä ja yhteisiä prosesseja digitalisaatiota hyödyntäen. Yhteistyöllä palveluprosessien kehittämisen suorituskyky ja tehokkuus on parempi; samalla voidaan nostaa tulosten laatua ja vaikuttavuutta korkeammalle tasolle kuin yksittäisten pienten kuntien omana toimintana. Toimintamallilla saadaan aikaan myös laajempaa osaamista ja enemmän henkilö- ja taloudellisia resursseja sekä kehitys- että käyttöönottovaiheeseen. Osaamis- ja resurssinäkökulma on erityisen tärkeä, ellei kriittinen palvelujen ja prosessien vakiinnuttamisen ja edelleen kehittämisen vaiheessa. Uusien toimintaprosessien omaksumisessa menee aluksi aikaa, mutta kun toimintaprosessit on omaksuttu, säästävät ne työntekijöiden työtunteja ja resurssit vapautuvat muuhun käyttöön tuoden kunnille kustannus- ja resurssisäästöjä. Palveluprosessien kuvauksella päästään arvioimaan ja hakemaan tapoja hyödyntää digitalisaatiota ja siten kehittämään palveluja.

Kehittämistyössä keskiössä on asiakaslähtöisyys, joka parantaa prosessien tuottamaa asiakaskokemusta ja edelleen palvelujen laatua. Prosessien läpinäkyvyys paranee ts. kuntalainen tietää asian käsittelyn vaiheen aikatauluineen - esimerkiksi päivähoitohakemus. Toimintamallina on hyödyntää kehitystyön eri vaiheissa eri käyttäjäryhmistä muodostettavia työryhmiä, joiden avulla asiakkaiden näkökulma saadaan kehitystyöhön aidosti mukaan. Työryhmät ovat jo osittain muodostettuja.

ICT-ratkaisut ja digitalisaatio ovat välineitä kuntien paremmalle palvelulle. Palveluilla voidaan myös tukea kansalaisten mahdollisuuksia itse ylläpitää hyvinvointiaan. Digitalisoimalla palveluja voidaan niitä skaalata eri päätelaitteisiin ja siten parantaa palveluiden saavutettavuutta.

Hankkeen tavoitteina on luoda seudulle yhtenäinen digistrategia, kehittää kuntien välistä yhteistyötä luomalla yhtenäisiä digitalisaatioon pohjautuvia toimintamalleja sekä prosesseja, luoda alueellinen yhtenäinen sähköinen asiointialusta. Edellä mainituilla toimilla tavoitellaan kuntien taloudellisen tilan parantumista.

Hanke jatkaa vuonna 2019 päättyneen eKeski-Pohjanmaa -hankkeessa aloitettuja digitalisaation edistämistoimia Kaustisen seutukunnan kunnissa. eKeski-Pohjanmaa -hankkeen tulosten pohjalta voidaan todeta, että alueellinen digistrategia on välttämätön jatkumo kuntien digitalisaation kehittämisessä.  

Tässä vaiheessa hankitaan ulkopuolista asiantuntijapalvelua alueellisen digistrategian laatimisen tueksi. Asiantuntijapalvelun ostajana toimii Lestijärven kunta Kaustisen seutukunta.

 

2. Hankinnan kohde

 

Kohdassa 1 kuvatun taustan pohjalta pyydämme tarjousta ”Asiantuntijapalvelu digistrategian luomiseen”.

Palveluhankinnan tavoitteena on seudullisen digistrategian sekä tarkan, aikatauluistetun tiekartan luominen.

 

Ulkopuolisen asiantuntijan tehtävänä on tuoda tarvittavaa substanssiosaamista digistrategian laatimiseen sekä realistisen tiekartan määrittelyyn. Lisäksi digistrategian tuomat hyödyt organisaatioille on osattava kuvata selkeästi ja konkreettisesti.

 

Hankinnan kohteen määrittely:

  1. Kolme (3) noin kolme tuntia (3h) kestävää, etänä järjestettävää, intensiivistä työpajatilaisuutta, käsitellen ainakin seuraavia asioita:
    • Johdatus digistrategiaan: mm. mitä digistrategia tarkoittaa kuntatasolla, digistrategian hyödyt ja vaatimukset kuntatasolla
    • Digistrategian vaatimusmäärittely
  2. Digistrategian ja tiekartan laatiminen yhteistyössä projektipäällikön kanssa
  3. Digistrategian jalkauttaminen organisaatiotasolle. Kaksi (2) noin kolme tuntia (3h) kestävää etätyöpajaa

 

Digistrategian luomiseen osallistuvat kohderyhmät ovat kuntien henkilöstöä (johdon ja työntekijöiden edustajia) sekä Kaustisen seutukunnan ja kuntien omistamien yhtiöiden edustajia.

Jälkimmäiset työpajat voidaan myös koronan asettamien rajoitusten hellittäessä järjestää kontaktityöpajoin.

Palveluntarjoaja vastaa työpajojen suunnittelusta yllä mainittuihin sisältöihin perustuen.

Työn sisältöjä voidaan täsmentää yhteistyössä tilaajan kanssa.

3. Aikataulut

Tarkempi aikataulu sovitaan erikseen.

Asiantuntijapalvelu tulee olla toteutettuna 30.9.2020 mennessä. Työn suunnittelu- ja valmisteluvaihe pyritään käynnistämään toukokuussa 2020.

 

4. Tarjouksessa esitettävät tiedot

 

Tarjouksessa on esitettävä seuraavat alla luetellut tiedot:

  1. Tarjoavan yrityksen / yhteisön lyhyt esittely
  2. Palvelun tarjoajan osaaminen ja kokemus tarjouspyynnön taustaa ja kohdetta vastaavista toimeksiannoista ja kehittämistehtävistä
    1. Vastuuhenkilön/vastuuhenkilöiden pätevyys ja osaaminen
    2. Referenssit vastaavista asiantuntijapalveluista ja kehittämistehtävistä
    3. Kokemus etänä järjestettävistä työpajoista ja työvälineistä
  3. Esitys toteutussuunnitelmasta ja sen aikataulusta
  4. Tarjouksen kokonaishinta (alv 0) sisältäen kaikki palvelun tuottamisesta aiheutuvat kulut
    1. Hinta mikäli työpajat toteutetaan kokonaan etänä
    2. Hinta mikäli kaksi työpajaa toteutetaan paikan päällä
  5. Lisätöiden tuntiveloitushinta (alv 0) ja muiden kustannusten veloitusperusteet (alv 0)

 

Lisäksi tarjouksessa on esitettävä seuraavat liitteet:

  • Ote kaupparekisteristä tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) (ei 3 kk vanhempi)
  • Verovelkatodistus
  • sekä selvitys allekirjoitusoikeudesta.

 

5. Ilmoitus ja hankintamenettely

 

Ilmoitus tästä hankinnasta on lähetetty kuudelle palvelun tuottajalle sähköpostilla. Ilmoitus hankinnasta julkaistaan myös www.kaustisenseutu.fi -sivuilla.

Tarjouksen antavan palveluntarjoajan tulee itse huolehtia siitä, että tämä tarjouspyyntö on kaikkien niiden henkilöiden käytössä, jotka vastaavat tarjousten laadinnasta.

 

 

6. Valinta

Hyväksyttävän tarjouksen valinta ja palvelun hankinta perustuu kokonaistaloudellisesti edullisimpaan ratkaisuun. Mikäli tarjoaja ei jätä tarjousta määräaikaan mennessä, tarjousta ei käsitellä eikä hyväksytä.

Sellainen tarjous, jonka yhteydessä ei ole toimitettu kaikkia pyydettyjä todistuksia ja selvityksiä, ei vastaa sisällöltään tarjouspyyntöä. Pyydettyjen asiakirjojen toimittamatta jättäminen antaa perusteen tarjouksen hylkäämiselle.

Arviointi- ja valintakriteerit sekä niiden painoarvot valinnassa ovat:

  1. Hinta, painoarvo 40 % (maksimipisteet 16)
    1. Halvin tarjous saa maksimipisteet 16
    2. Muut pisteet muodostuvat siten, että halvin hinta jaetaan tarjoushinnalla, jolla saatu suhdeluku kerrotaan maksimipisteellä 16. Suhdeluku on sitä pienempi, mitä kalliimpi tarjoushinta on suhteessa halvimpaan.
  2. Osaaminen ja referenssit kohdassa 4 esitetyissä osa-alueissa, painoarvo 25 % (maksimipisteet 10)
    1. Vastuuhenkilön/vastuuhenkilöiden pätevyys ja osaaminen (maksimipisteet 4)
    2. Referenssit vastaavista asiantuntijapalveluista ja tehtävistä (maksimipisteet 4)
    3. Kokemus etänä järjestettävistä työpajoista ja etätyövälineistä (maksimipisteet 2)
  3. Toteutussuunnitelman soveltuvuus hankinnan tavoitteisiin ja sisältöihin, painoarvo 25% (maksimipisteet 10)
  4. Toimitusvarmuus, painoarvo 10 % (maksimipisteet 4)

 

Kaustisen seutukunta pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään jätetyistä tarjouksista, mikäli tarjoukset eivät vastaa haluttua kokonaisuutta tai hankinnan hinta muodostuu liian korkeaksi tai mikäli hankkeen päärahoittaja ilmoittaa hankinnan esteestä tai hankinnalle tulee jokin muu este.

Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjouksen antaneella taholla ei ole oikeutta vaatia tarjouksen tekemisestä korvausta.

Kaustisen seutukunnalla on täydet oikeudet tilattuun aineistoon, kun työ on maksettu. Kaustisen seutukunnalla on tällöin oikeus tehdä niihin muutoksia ja luovuttaa niitä kolmannen osapuolen käyttöön ilman eri korvausta.

Asiantuntijatyön toteuttajan on eriteltävä sitä kysyttäessä kustannukset ja toimitettava niihin liittyvät EU -projektihallinnoinnin edellyttämät dokumentit sekä muut esimerkiksi mahdollisiin matkoihin liittyvät dokumentit.

Hankinta maksetaan laskua vastaan, kun työ on tilaajan toimesta hyväksytysti toimitettu.

Hankintaan sovelletaan Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa – sopimusehtoja. Löytyy Internetistä osoitteesta:

http://vm.fi/documents/10623/307565/JYSE+palvelut/564be8e8-8ed1-4b44-a206-701e54f6348e

Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan välimiesmenettelyllä.

Mahdollisista lisätöistä on sovittava tilaajan kanssa erikseen.

 

7. Tarjouksen jättöaika ja voimassaolo

Tarjouspyynnöt jätetään maanantaina 27.4.2020. Pyydämme toimittamaan tarjouksen perjantaihin 8.5.2020 klo 12:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen Salli JavaScriptin suoritus selaimesi asetuksista nähdäksesi sähköpostiosoitteet.

 

Sähköpostiviestin otsikkoon teksti: ”KASE Smart Countryside asiantuntijapalvelut, digistrategia”

 

Tarjous on allekirjoitettava. Tarjouksen antaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö tarjouksen antavassa organisaatiossa.

 

Tarjouksen on oltava voimassa 1.6.2020 saakka.

Tarjouksessa on esitettävä seuraavat liitteet: Ote kaupparekisteristä tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) (ei 3 kk vanhempi), verovelkatodistus sekä selvitys allekirjoitusoikeudesta.

 

8. Tarjouksen laatimiskieli sekä sopimusta sovellettaessa käytettävä kieli

 

Tarjous tulee laatia kokonaisuudessaan suomen kielellä, joka on myös sopimusta sovellettaessa käytettävä kieli.

 

9. Lisätietoja

Lisätietoja hankittavanpalvelun sisällöstä antaa sähköpostitse projektipäällikkö Jarno Peltola, Salli JavaScriptin suoritus selaimesi asetuksista nähdäksesi sähköpostiosoitteet Lisätiedot toimitetaan kaikille tarjoajille.

 

Halsua Kaustinen Lestijärvi Toholampi Veteli