Kaustisen seutukunnassa lähdettiin kuntien aloitteesta selvittämään tietosuojan nykytilaa. Digitaalinen ja saavutettava Kaustisen seutu -hanke toteutti kartoituksen, jonka perusteella huomattiin mahdollisuus seudulliseen yhteistyöhön tietosuojan edistämisessä. Aiemmin kuntien tietosuojavastaavat hoitivat päätoimisesti muuta kuin tietosuojatehtävää. Näin huomattiin yhteisen tietosuoja-asiantuntijan tarve ja kuntien yhteisen roolin merkitys. Seudullisen yhteistyön kautta saadaan hyötyä joka kunnassa.
Tietosuoja-asiantuntijan tehtäviä seutukunnassa hoitaa Niklas Palén. Neljässä viidestä seutukunnan kunnasta hän toimii samalla myös tietosuojavastaavan roolissa. Helsingissä asuva Palén toimii pääsääntöisesti etänä, mutta työskentelee paikan päällä kunnissa keskimäärin kerran kuussa. Teknologia ja hyvät viestintävälineet mahdollistavat vaivattoman kommunikaation.
- Seutukunnan alueellakin asuessa tekisin joka tapauksessa monipaikkaista työtä, koska hoidan asioita monelle kunnalle. Lähipäivinä seutukunnan ja kuntien työntekijät tulevat tutuksi, hän kertoo.
Palén on tehnyt henkilötietojen parissa aiemminkin töitä, mutta tietosuojavastavan tehtäviin kuuluu myös ohjeistaminen ja kouluttaminen, jotta tietosuoja-asetusta noudatettaisiin kokonaisvaltaisesti. Kunnilla on pienet resurssit, joten tähän ei ole aiemmin pystytty kiinnittämään niin suurta huomiota. Tätä on lähdetty nyt viemään asianmukaisesti eteenpäin
- Työ on todella mielenkiintoista ja kunnissa hyvä vastaanotto. Niissä tiedostetaan asian tärkeys, ja ollaan innolla kehittämässä asioita ja viemässä tietosuoja-asiaa eteenpäin, hän kiittelee.
Tavoittena on Palénin mukaan kasvattaa kuntien tietosuojaosaamista ja –tietoisuutta. Lisäksi ajantasaistetaan ohjeistuksia ja kehitetään asetusten velvoitteisiin vastaamista. Tietosuojaperiaate juurrutetaan kuntatyön arkeen, ja hyvän tietosuojan noudattaminen saadaan näin jokaisen työntekijän työhön sisäänrakennetuksi malliksi.
Käytännössä tietosuojatyö on esimerkiksi nykytilanteen arviointia, ja tietosuoja-asetuksiin vastaamista.
- Pohjimmiltaan tietosuoja-asiantuntijan työ on valvoa, neuvoa ja ohjeistaa tietosuoja-asetuksen noudattamista ja henkilötietojen käsittelyä, Palén kertoo.
Kuntalaisille tietosuoja tarkoittaa sitä, että kunnat noudattavat tietosuojaperiaatteita. Kuntalaisen tietoja käsittelevät vain ne, joilla on siihen tarve. Mitään sellaista tietoa ei kerätä eikä säilytetä, jolla ei ole käyttötarkoitusta. Esimerkiksi uusia lomakkeita suunniteltaessa kiinnitetään huomiota siihen, että kaikki kysyttävä ja kerättävä tieto on oleellista ja välttämätöntä. Lomakkeissa on tietosuojaselosteet, jotta käyttäjä tietää miksi kysyttävät asiat ovat oleellisia.
- Kunnissa tehdään työtä asetusten velvoitteisiin vastaamiseksi. Tarkoituksena on turvata kuntalaisen henkilötietojen käsittely. Kuntalaisen toivon tiedostavan, että hänellä on omiin henkilötietoihin liittyviä oikeuksia, Palén kertoo.
Lisätietoja:
Niklas Palén
tietosuoja-asiantuntija
p. 040 562 1816
Tietosuoja on perusoikeus, joka turvaa rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien toteutumisen henkilötietojen käsittelyssä. EU-tasolta tulevan yleisen tietosuoja-asetuksen on tarkoitus kiinnittää huomiota henkilötietojen käsittelyn turvallisuuteen. Asetus on tarkentanut rekisteröityjen oikeuksia sekä rekisterinpitäjien ja käsittelijöiden velvollisuuksia ja vastuita henkilötietojen käsittelystä.
HAE
