Hyppää sisältöön

Halsua Kaustinen Lestijärvi Toholampi Veteli

Tarjouspyyntö: Asiointialustan selvitystyö (määräaika umpeutunut)

Seututoiminta

Tarjouspyyntö: Asiointialustan selvitystyö (määräaika umpeutunut)

Lestijärven kunta / Kaustisen seutukunta 

TARJOUSPYYNTÖ 

Lestintie 39 

69440 LESTIJÄRVI 

 

Kaustisen seudun kuntien asiointialustan selvitystyö 

 

1. Hankinnan tausta 

Kaustisen seutukunnan ja sen jäsenkuntien tavoitteena on palvella asukkaitaan ja asiakkaitaan digitalisaation mahdollistamin keinoin hyvin asuinkunnasta riippumatta. Yhteisenä tavoitteena on, että palvelut ovat jatkossa tasapuolisesti saavutettavissa kaikille ja kaikkialla. 

KASE Smart Countryside: kuntien toimintamallien ja prosessien tehostaminen digitalisaation avulla -hankkeen tavoitteina/toimenpiteinä on  

1) luoda Kaustisen seutukunnan kunnille (Halsua, Kaustinen, Lestijärvi, Toholampi ja Veteli) kuntien yhteinen digistrategia. Digistrategia on valmistunut lokakuussa 2020.  

2) rakentaa yhtenäinen sähköinen asiointialusta 

3) kehittää kuntien välistä yhteistyötä ja ottaa käyttöön yhtenäisiä toimintamalleja ja palveluprosesseja digitalisaatiota hyödyntäen. Näillä toimenpiteillä pyritään luomaan kunnille kustannussäästöjä ja kehittämään alueen asukkaille tarjottavia, kuntarajat ylittäviä palveluita, jolloin alueen elinvoimaisuus ja houkuttelevuus vahvistuvat.  

KASE Smart Countryside hankkeen toteuttaja on Kaustisen seutukunta -organisaatio, jonka jäsenkuntia ovat Halsua, Kaustinen, Lestijärvi, Toholampi ja Veteli. ICT-asiantuntijana hankkeessa toimii myös KaseNet Oy. Hankkeen päärahoittajana on Valtiovarainministeriö.  

Hankkeen projektipäällikkönä toimii Tytti Pohjola.  

 

2. Hankinnan kohde 

KASE Smart Countryside hankkeen toimenpiteenä on luotu Kaustisen seutukunnan kuntien yhteinen digistrategia, joka valmistui 14.10.2020. Valmistuneen digistrategian toimenpidekokonaisuuksiin kuuluu Asiointi ja palvelut, johon liittyviä toimenpiteitä kehitetään hankkeen ja hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden yhteistyöllä. Toimenpidekokonaisuuden toteuttamisen avainroolissa on Kaustisen seutukunnan ja KaseNetin muodostama Digistrategiatiimi.  

Hankkeen keskeisenä tavoitteena on rakentaa kuntien palveluille yhteinen asiointialusta. Asiointialustanhankintaa varten tarvitsemme asiantuntijakonsultointia alustan tarvemäärittelyä ja mahdollisten palvelualustaratkaisujen punnitsemista varten. Hankkeen aikana tavoitteenamme on tehdä alustahankinta, joka sopii mahdollisimman hyvin sekä asukkaiden ja asiakkaiden tarpeisiin että palveluntarjoajien eli kuntien resursseihin. Tässä tarjouspyynnössä pyydämme tarjousta asiantuntijapalvelusta sähköisen asiointialustan tarvemäärittelystä Kaustisen seutukunnan asukkaiden ja kuntien tarpeisiin. Asiantuntijan tulee osallistua konsulttina tarjousprosessin päätöksentekoon.  
 

Hankinnan kohteen määrittely: 

  1. Selvitys ja riskianalyysi sähköisen asiointialustahankinnan tarvemäärittelyistä Kaustisen seutukunnan käyttöön.  

  1. Toteutussuunnitelma asiointialustan hankinnasta ja sen jalkauttamisesta seudun asukkaiden ja kuntien käyttöön.  

  1. Hankinta-asiakirjojen valmistelu asiakkaan omien asiakirjojen pohjalta, yhteistyössä asiakkaan kanssa. 

  1. Konsultointi tarjousprosessin päätöksentekovaiheessa, kun asiointialustasta saatuja tarjouksia vertaillaan.  

  1. Lisäksi tarjoukseen tulisi sisällyttää mahdollisten lisätöiden hinta, joita voi käyttää tarpeen mukaan hankeajan puitteissa.  

Selvitystyön lähtökohtana käytetään laadittua digistrategiaa. Työn sisältöä voidaan täsmentää yhteistyössä tilaajan kanssa. 

 

3. Aikataulut 

Tarjoukset tulee toimittaa keskiviikkona 16.12. klo 14:00 mennessä.  

Asiantuntijapalvelun vastuuhenkilön tulee olla tarpeen mukaan käytettävissä elokuuhun 2021 asti. Työ aloitetaan valintapäätöksen jälkeen vuoden 2021 alussa. Hankkeen toteuttamat pilotit on aikataulutettu Kaustisen seutukunnan Digistrategiassa, ja suunniteltu aikataulu asiointialustan kilpailutukselle sijoittuu maaliskuuhun 2021.   

 

4. Tarjouksessa esitettävät tiedot 

Tarjouksessa on esitettävä kaikki seuraavat alla luetellut tiedot: 

  1. Tarjoavan yrityksen esittely ja käytettävät selvitys ja riskianalyysimenetelmät 

  1. YTJ-ote ja verovelkatodistus 

  1. Hankintakokonaisuuden toteutussuunnitelma sekä palvelun tarjoajan osaaminen ja kokemus tarjouspyynnön taustaa ja kohdetta vastaavista toimeksiannoista  
    a)Toteutussuunnitelma ja arvio työhön käytettävästä ajasta työtunteina.  
    b)Referenssit (3 kpl)
    c)Vastuuhenkilön/-henkilöiden lyhyt esittely  
    d)Vastuuhenkilön osaaminen julkisen sektorin palveluihin ja alustaratkaisuihin liittyen  

  2. Työn hinta (alv 0) sekä selvitys toteutuksen tuntimäärästä 

  1. Muut mahdolliset toteutukseen liittyvät lisäkulut  

  1. Lisätöiden tuntiveloitushinta (alv 0) ja muiden kustannusten veloitusperusteet (alv 0) 

 
 

5. Ilmoitus ja hankintamenettely 

Hankintamenettely on avoin. Ilmoitus tästä hankinnasta on lähetetty kolmelle palvelun tuottajalle sähköpostilla sekä julkaistu www.kaustisenseutu.fi – sivustoilla. 

Tarjouksen antavan palveluntarjoajan tulee itse huolehtia siitä, että tämä tarjouspyyntö on kaikkien niiden henkilöiden käytössä, jotka vastaavat tarjousten laadinnasta. 

Tarjouksen antaneella taholla ei ole oikeutta vaatia korvausta tarjouksen tekemisestä.  

Tarjouspyyntöasiakirja on saatavilla vain suomen kielellä. Tarjous on laadittava kokonaisuudessaan suomen kielellä. 

 

6. Valinta  

Hyväksyttävän tarjouksen valinta ja palvelun hankinta perustuu kokonaistaloudellisesti edullisimpaan ratkaisuun. Mikäli tarjoaja ei jätä tarjousta määräaikaan mennessä, tarjousta ei käsitellä eikä hyväksytä. 

Sellainen tarjous, jonka yhteydessä ei ole toimitettu kaikkia pyydettyjä todistuksia ja selvityksiä, ei vastaa sisällöltään tarjouspyyntöä. Pyydettyjen asiakirjojen toimittamatta jättäminen antaa perusteen tarjouksen hylkäämiselle. Yrityksellä ei saa olla rekisteriin merkittyä verovelkaa (verovelkatodistus). 

Arviointi- ja valintakriteerit sekä niiden painoarvot valinnassa ovat:  

  1. Hinta, painoarvo 50 % (maksimipisteet 12)  

    a) Halvin tarjous saa maksimipisteet 12  

    b)Muut pisteet muodostuvat siten, että halvin hinta jaetaan tarjoushinnalla, jolla saatu suhdeluku kerrotaan maksimipisteellä 12. Suhdeluku on sitä pienempi, mitä kalliimpi tarjoushinta on suhteessa halvimpaan.  

  2. Toteutussuunnitelma/osaaminen kohdassa 4 esitetyissä osa-alueissa, painoarvo 50 % (maksimipisteet 12)  
    a) Toteutussuunnitelman soveltuvuus tarjouspyynnön tavoitteisiin ja hankkeen sisältöihin (maksimipisteet
    b) Referenssit (maksimipistemäärä 2)  
    c) Vastuuhenkilön/vastuuhenkilöiden pätevyys ja osaaminen (maksimipisteet 3)  
    d) Vastuuhenkilön julkisen sektorin palveluihin ja alustaratkaisuihin liittyvän osaamisen soveltuvuus tarjouspyyntöön (maksimipisteet 3)  

 

Kaustisen seutukunta pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään jätetyistä tarjouksista, mikäli tarjoukset eivät vastaa haluttua palvelukokonaisuutta tai hankinnan hinta muodostuu liian korkeaksi tai mikäli hankkeen päärahoittaja ilmoittaa hankinnan esteestä tai hankinnalle tulee jokin muu este. 

Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjouksen antaneella taholla ei ole oikeutta vaatia tarjouksen tekemisestä korvausta. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa vain suomen kielellä. Tarjous on laadittava kokonaisuudessaan suomen kielellä. 

 

7. Laskutus ja sopimusehdot 

Asiantuntijatyön toteuttajan on eriteltävä kustannukset ja toimitettava niihin liittyvät projektihallinnoinnin edellyttämät dokumentit. 

Hankinta maksetaan sähköpostilla toimitettua laskua vastaan, kun kustannuserittely on tilaajan toimesta vastaanotettu ja hyväksytty. Laskutus toteutetaan 1 erässä, 1.5.2021 mennessä.   

LASKUTUSOSOITE 

Lestijärven kunta  

Kaustisen seutukunta 

Lestintie 39 

69440 LESTIJÄRVI 

Y-tunnus 0180774–6 

 

Sähköpostilaskut osoitteeseen:  

Salli JavaScriptin suoritus selaimesi asetuksista nähdäksesi sähköpostiosoitteet 

 

Verkkolaskuosoite: 

Lestijärven kunta 003701807746 

Välittäjätunnus OKOYFIHH 

Hankintaan sovelletaan Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa – sopimusehtoja, jotka löytävät osoitteesta:  

http://vm.fi/documents/10623/307565/JYSE+palvelut/564be8e8-8ed1-4b44-a206-701e54f6348e 

Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti osapuolten välisillä neuvotteluilla ja sen jälkeen välimiesmenettelyllä. 

Mahdollisista lisätöistä on sovittava tilaajan kanssa erikseen.  

Sopimuksen pätevyysjärjestys on: 

  1. Sopimus, joka allekirjoitetaan 

  1. Tarjous 

 

8. Tarjouksen jättöaika ja voimassaolo 

Pyydämme toimittamaan tarjouksen keskiviikko 16.12.2020 klo 14:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen Salli JavaScriptin suoritus selaimesi asetuksista nähdäksesi sähköpostiosoitteet Sähköpostiviestin otsikkoon teksti: ”Asiointialustan selvitystyö” 

Tarjous on allekirjoitettava. Tarjouksen antaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö tarjouksen antavassa organisaatiossa. 

Tarjouksen on oltava voimassa 1.4.2021 saakka. Tarjouksessa on esitettävä seuraavat liitteet: Ote kaupparekisteristä tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) (ei 3 kk vanhempi) sekä verovelkatodistus 

 

9. Tarjoustietojen julkisuus 

Kaikki tarjousasiakirjat ovat julkisia. Mikäli tarjoaja katsoo, että joku osa tarjouksesta on liikesalaisuuden luonteinen ja sellaisena salassa pidettävä, tulee tästä mainita erikseen tarjouksessa ja esittää tämä osa erillisenä liitteenä. Tarjouksen hinta ei ole liikesalaisuus. 

10. Lisätietoja 

Lisätietoja hankittavan palvelun sisällöstä antaa sähköpostitse Tytti Pohjola, Salli JavaScriptin suoritus selaimesi asetuksista nähdäksesi sähköpostiosoitteet. Lisätiedot toimitetaan kaikille tarjoajille. 

Liite:  Kaustisen seutukunnan digistrategia 

 

Lestijärvellä 1.12.2020 

KAUSTISEN SEUTUKUNTA 

Petri Jylhä 

kehittämisjohtaja 

Halsua Kaustinen Lestijärvi Toholampi Veteli