Kysymys: Jos asiantuntijapalvelun toteutus sisältää alihankintaa, tuleeko alihankkijan osalta toimittaa tarjouspyynnön mukaiset liitetiedostot (verovelkatodistus, ytj-ote tai vastaava)?
Vastaus: Kyllä. Lisäksi vaihtoehtoisessa tarjouksessa on otettava seuraavat seikat huomioon; Tarjouksessa tulee mainita, että kyseessä on vaihtoehtoinen tarjous. Tarjoukseen tulee eritellä tarjoajaosapuolten tehtävät ja vastuut sekä kuka toimii vastuutahona, jonka vastuulla on asiantuntijapalvelun toteutus kokonaisuudessan. Vastuutaho vastaa itse alihankkijoille suoritettavista korvauksista, hankintayksikkö vastaa ainoastaan hankinnan päätoteuttajan laskusta. Tarjouksessa esitettävä koulutuksen kokonaishinta tulee eritellä alihankkijoittain

Kysymys: Koska ensimmäisen työpajan sisältö pohjautuu toukokuussa toteutettavan valmennuksen sisältöihin (B, C, D) käytännössä. Saanko nyt valittava palveluntarjoaja noiden aineistot käyttöönsä ja/tai mahdollisuuden seurata kyseisiä valmennuksia?
Vastaus: Kyllä, mutta tästä sovitaan sitten erikseen ko. palveluntuottajan kanssa

Kysymys: Onko sovellusten osalta toiveita niin, ettei jotain tiettyä käsitellä?
Vastaus: Työpajoissa on käytettävä sovelluksia, joita osallistujat voivat käyttää. Tarjouspyynnön mukaisesti, mikäli työpajoissa käytetään maksullisia sovelluksia palveluntarjoaja vastaa niistä aiheutuneista kustannuksista eikä niitä hyväksytä osaksi hankintaa.

Kysymys: Mikä on osallistujien määrä? onko heillä millaiset aiemmat osaamiset?
Vastaus: Työpajat on suunnattu viiden kunnan ja Kaustisen seutukunta -organisaation henkilöstölle. Tässä vaiheessa on mahdotonta antaa tarkkaa osallistujamäärää. Työpajat on syytä suunnitella tekoälyn käyttöä vasta harjoitteleville ja siten, että pienryhmätyöskentely on mahdollista mikäli osallistujajoukko on suuri.

Kysymys: Onko erityisiä toiveita sovellusten osalta?
Vastaus: Copilotin ilmaisversio (chatgpt) - tekstin ja kuvien tuottamiseen, tekstitysten ja äänen tuotantoon esimerkiksi ElevenLabs, mikäli heillä on vielä ilmainen lisenssi tarjolla

Kysymys: Mitä tarkoittaa projektihenkilöstön osaaminen? Jos esimerkiksi tarjouksen jättää vain yksi henkilö oman organisaationsa puitteissa
Vastaus: Projektihenkilöstön osaamisella tarkoitetaan tarjouksessa nimettyjen henkilöiden asiantuntiuutta aiheeseen liittyen. Ts. henkilön tai henkilöiden osaaminen tarjouspyynnössä määriteltynn aiheeseen liittyen.

Kysymys: Onko osallistujia koulutettu muuten aiemmin kuin 30 minuutin pohjustuksen verran?
Vastaus: Työpajoja edeltää neljän 30 minuutin koulutuksen sarja. Muita koulutuksia voi olla yksittäisillä osallistujilla, mutta aikaisempia yhteisiä koulutuksia ei ole.

Kysymys: Jos yritys kuuluu Luotettava kumppani -rekisteriin, riittääkö tarjouksessa vain maininta tästä?
Vastaus: Riippuu tilanteesta. Mikäli tarjoaja toimittaa YTJ-otteen, verovelkatodistuksen ja todistuksen allekirjoitusoikeudesta, ei tarvitse toimittaa Luotettava kumppani raporttia. Mikäli toimittaa Luotettava kumppani raportin (max 3kk vanha), ei tarvitse toimittaa muita em. liitteitä. Mikäli tarjouksessa ei esitetä mitään näistä liitteistä ei tarjous täytä vaatimusmäärittelyä eikä sitä voida ottaa mukaan tarjousvertailuun. Sanallinen maininta ei siis yksistään riitä.

Kysymys: Miten laaja toteutussuunnitelman tulee olla ja missä formaatissa?
Vastaus: Toteutussuunnitelmassa tulee kuvata mahdollisimman tarkasti käytettävät työmenetelmät, työpajojen sisältö sekä aikataulut. Tiedostomuodolla tai visuaalisuudella ei ole vaikutusta pisteytykseen, vaan pääasia on sisällössä. Tarjouksia on yleisesti jätetty pdf-muodossa.

Kysymys: Tarjouspyynnössä oli maininta, että "hankittavaa asiantuntijapalvelua edeltää neljän 30 minuutin valmennuksen sarja, joka toteutetaan toukokuussa 2024". Sisällytetäänkö mainittu 4x30min valmennussarja osaksi pyydettyä tarjousta vai onko sille valittu jo tästä tarjouspyynnöstä erillinen toteuttaja?
Vastaus: Tässä tarjouspyynnössä pyydetään tarjousta pelkästään työpajoista, ennakkotehtävistä sekä asiantuntijapuheenvuorosta. Neljän 30 minuutin valmennuksen sarja toteutetaan osana helmikuussa kilpailutettua viestintävalmennusta, jonka toteutus on jo käynnistynyt. Hilmasta löytyy korjattu hankintailmoitus, jossa tätä asiaa on selkeytetty: Hilma - hankintailmoitus

Kysymys: Referensseistä: pitääkö olla nimenomaan tekoälykoulutuksia kuntasektorille samassa  laajuudessa? Käykö tekoälykoulutukset muille julkisen sektorin toimijoille tai referenssiksi muut viestinnän alan koulutukset ja sparraukset kuntasektorille?
Vastaus: Referenssit pisteytetään niiden relevanssin mukaisesti. Muille julkisen sektorin toimijoille (hyvinvointialueet, valtiohallinto tms.) toteutetut tekoälykoulutukset soveltuvat erinomaisesti tarjouspyyntöön. Myös muut kuntasektorille toteutetut viestinnän alan koulutukset kannattaa tarjouksessa mainita.

Kysymys: Onko tilaajalla käytössä oma verkkoalusta tai toivotaanko asiantuntijalta omaan alustaa?
Vastaus: Ei ole verkkoalustaa käytettävissä. Mikäli toimittaja katsoo verkkoalustan tarpeelliseksi, voi sitä hyödyntää, mutta siitä mahdollisesti koituvia kustannuksia (esimerkiksi lisenssi) emme tässä hankinnassa kata. Hankintayksiköllä ja seudun kunnilla on käytössään M365 ympäristöt, joiden toiminnallisuudet katsotaan tämän asiantuntijapalvelun toteuttamiseen olevan riittävät.

Kysymys: Onko syyskuulle suunnitellun asiantuntijapuheenvuoro tarkoitus pitää kolmannen työpajan yhteydessä? Onko syyskuun hankkeen loppuseminaarille päivämäärä jo tiedossa?
Vastaus: Ei ole tarkoitusta pitää työpajan yhteydessä, työpajat toteutetaan etänä ja asiantuntijapuheenvuoro paikanpäällä. Loppuseminaarin alustava päivämäärä on 18.9., mutta sitä voidaan vielä tarvittaessa siirtää.